من يسوي وش،
ومن يعتمد.
ثلاث صلاحيات واضحة، واعتماد باسم موظف قبل أن تخرج أي رسالة لعميل، وسجل يبيّن من غيّر مرحلة الطلب ومتى.
صلاحيات الفريق في مرحلة ثلاث: موظف يشتغل على الطلبات، ومشرف يعتمد ويتابع فريقه، ومدير نظام يضبط إعدادات المكتب. الصلاحية تحدد ما يفتحه كل واحد وما يعتمده، ولا تُكتسب بالعادة ولا بالاسم. وأي رسالة تخرج لعميل تحمل اسم من اعتمدها.
ثلاث صلاحيات، لا أكثر
صلاحيات قليلة يفهمها الفريق من أول يوم، بدل مصفوفة لا يضبطها أحد.
يفتح الطلبات التي عليه، ويشتغل فيها، ويراسل عملاءه باسمه.
يعتمد ما ينتظر اعتمادًا، ويتابع طلبات فريقه، ويستلم ما تأخر.
يضبط إعدادات المكتب وقوالبه ومهله، ويضيف الفريق.
لا رسالة لعميل بلا اسم خلفها
الرسالة الجاهزة تنتظر اعتمادًا. من يضغط «اعتمد» يصير اسمه على الرسالة، وبدون ذلك تُسجَّل ولا تُرسل.
- شاشة الاعتمادات للمشرف ومدير النظام
- وفي محادثة واتساب، من يضغط إرسال هو من اعتمد
- الاعتماد له مهلة، والمنتهي منه لا يُرسل
سجل يبيّن من غيّر المرحلة
كل انتقال في مراحل الطلب مكتوب: من نفّذه، ومن أي مرحلة إلى أي مرحلة، ومتى، والسبب. يقرأه فريقك داخل النظام، لا في قاعدة البيانات.
- سجل النشاط للمكتب كله، وسجل لكل طلب على حدة
- السجل يُضاف إليه ولا يُعدَّل
- حتى دخول الفريق للنظام مسجّل
التصعيد يقف عند حده
لكل قاعدة مهلة تحددها أنت. قبل انتهائها ينبّه النظام على الطلب، وبعدها يُصعَّد لمشرف، ثم يقف.
- الوقت يُحسب بساعات العمل، لا بالساعة على مدار اليوم
- كل درجة تصعيد تحدث مرة واحدة لكل طلب
- المهل والقواعد من إعدادات مكتبك، لا مكتوبة في النظام
أسئلة عن الفريق والصلاحيات
لا. الرسالة لا تخرج بلا اسم معتمد. وفي محادثة واتساب، من يضغط إرسال هو من اعتمد، واسمه يبقى على الرسالة.
نعم. كل انتقال مكتوب باسم منفّذه ووقته وسببه، ويظهر في سجل الطلب وفي سجل نشاط المكتب.
نعم. المهل قواعد في إعدادات مكتبك، تعدّلها متى شئت، وتُحسب بساعات العمل.
طلباته ومحادثاته تبقى في النظام، وتحوّلها لموظف آخر، ويبقى سجل ما نفّذه باسمه.
سجّل مكتبك، ونراجع الطلب ونجهّز نظامك باسم مكتبك.