واتساب مكتبك،
في مكان واحد.
المحادثات كلها في شاشة واحدة، لكل محادثة موظف مسؤول، والرسالة تُرسل بعد اعتماد موظف بالاسم.
واتساب المكتب في مرحلة رقم واحد لكل الموظفين، لا جوال كل موظف. كل محادثة تفتح على ملف العميل وطلبه، ولها موظف مسؤول بالاسم، وكل رسالة تخرج للعميل يعتمدها موظف قبل إرسالها. فإذا سافر الموظف أو ترك المكتب، المحادثات تبقى في المكتب.
محادثة واحدة، وموظف مسؤول
تفتح المحادثة على طلب العميل ومرحلته، فيرد الموظف وهو يرى القصة كاملة، لا رسالة معلّقة بدون سياق.
رقم واحد للمكتب، لا أرقام شخصية تمشي مع الموظف.
كل محادثة باسم من يتابعها، فلا تبقى بلا صاحب.
ما انقال للعميل محفوظ في طلبه، لا في جوال أحد.
مساعد يستقبل العميل، ثم يحوّله لموظف
يرد على العميل حتى خارج الدوام، يسأل عن الخدمة والجنسية والمهنة بأزرار، ويجاوب من بيانات مكتبك وحدها.
- يجمع الطلب ويحوّل المحادثة للموظف المسؤول
- يجاوب من معلومات مكتبك، ولا يخترع سعرًا ولا وعدًا
- تقدر توقفه بضغطة، فترجع المحادثات للموظفين
قوالب بصياغة مكتبك
اكتب رسائلك المتكررة مرة واحدة، وتتعبأ من الطلب نفسه: اسم العميل، ومرحلة الطلب، وما ينقصه.
- متغيرات تُملأ من الطلب، لا نسخ ولصق
- أزرار رد سريعة داخل الرسالة
- لا تُرسل رسالة لعميل قبل اعتماد موظف بالاسم
تنبيه قبل أن تتأخر الخطوة
الخطوة التي تأخرت تُسجَّل على الطلب، ثم تُصعَّد لمشرف صاحبها. في وقت الدوام فقط، ولشخص بالاسم لا للجميع.
- درجة، ثم درجة، ثم يقف — لا تنبيه يتكرر بلا نهاية
- المهلة يحددها مكتبك بالدقائق، وتُحسب بساعات العمل
أسئلة عن واتساب المكتب
لا. كل رسالة تخرج لعميل يعتمدها موظف بالاسم قبل إرسالها، والنظام يجهّزها فقط.
تحتاج رقم واتساب أعمال للمكتب. نرتب تفعيله معك، وتبقى المحادثات في المكتب لا في جوال موظف.
محادثاته وطلباته تبقى في النظام، وتحوّلها لموظف آخر، فلا ينقطع خيط العميل.
لا. يجاوب من بيانات مكتبك المسجلة، وما عداها يحوّله لموظف.
سجّل مكتبك، ونراجع الطلب ونجهّز نظامك باسم مكتبك.